La gestione documentale, o gestione dei documenti, è una disciplina che si occupa della produzione e della conservazione delle informazioni aziendali. In questo articolo, vediamo cos’è la gestione documentale e quali sono i suoi vantaggi.
La gestione documentale
La gestione documentale è un processo che permette di produrre, archiviare e recuperare in tempo reale informazioni digitalizzate. Si tratta di un processo che coinvolge l’intera azienda, dalla fase di acquisizione alla loro conservazione.
Con la gestione documentale si riducono i costi aziendali legati alla manutenzione dell’archivio cartaceo ed eliminano tutti i rischi di perdita o deterioramento dei documenti.
La digitalizzazione rappresenta il primo passaggio verso la dematerializzazione dei documenti cartacei aziendali
Dal punto di vista dell’organizzazione aziendale, la gestione documentale permette di ridurre i costi e semplificare i processi, grazie alla digitalizzazione dei documenti. Con un formato digitale è infatti possibile archiviare moltissime informazioni su supporti come DVD, hard disk, chiavette USB o anche direttamente in cloud, magari attraverso l’uso di apposite piattaforme di gestine documentale.
Questi software possono gestire l’intero workflow aziendale partendo dalla dematerializzazione dei documenti per poi passare alla loro archiviazione e conservazione sostitutiva a norma.
Al giorno d’oggi le tecnologie digitali hanno reso la gestione documentale accessibile anche alle piccole e medie imprese.
Differenza tra digitalizzazione e dematerializzazione
Dal momento che il termine gestione documentale è spesso associato alla digitalizzazione o alla dematerializzazione, è importante capire bene queste due nozioni.
- Un documento digitalizzato è un documento prodotto nativamente in formato digitale
- Un documento dematerializzato è un documento prodotto in formato cartaceo e poi digitalizzato attraverso scansione o fotografia.
La dematerializzazione dei documenti
Con la dematerializzazione dei documenti si intende la conversione della tradizionale carta stampata in un formato digitale. Questo processo è un elemento fondamentale per chiunque voglia ottimizzare il flusso di lavoro e realizzare le proprie attività in modalità più efficiente e rapida.
La dematerializzazione documentale è una nuova tecnologia che consente di rendere digitali i documenti cartacei, con un’operazione semplice e in pochi passaggi.
In questo modo i documenti vengono memorizzati in formato digitale, eliminando quindi la necessità di utilizzare carta stampata e facilitando la consultazione dei file documentali. Il processo di dematerializzazione dei documenti dipende dalla loro natura: se sono fogli, ma anche se sono fatture o ricevute, il procedimento può essere effettuato tramite scanner o fotocamera digitale di ultima generazione.
I vantaggi della gestione documentale
Quali sono i vantaggi della gestione documentale?
Innanzitutto, l’adozione di questa tecnologia permette di ridurre drasticamente le spese legate all’archiviazione dei documenti cartacei.
Inoltre, aumenta la trasparenza nella gestione dei documenti aziendali, in quanto offre una visione completa del flusso di informazioni che circolano all’interno dell’azienda.
I vantaggi della gestione documentale sono innumerevoli e non si limitano alla semplice archiviazione. La dematerializzazione dei documenti consente di accelerare le procedure di approvazione e riduce i tempi per la consultazione delle pratiche, migliorando così la produttività aziendale. L’architettura digitale consente di orientarsi velocemente su qualunque tipologia di documento rendendo più facile l’accesso alle informazioni.
La conservazione sostitutiva dei documenti digitali, garantisce l’autenticità e l’intangibilità delle informazioni, evitando falsificazioni e modifiche. Inoltre consente di applicare il principio della rotazione automatica dell’archiviazione, in cui le informazioni sono conservate solo per il periodo necessario e poi cancellate automaticamente.
Miglioramento della collaborazione tra dipendenti e consulenti, anche da remoto: tramite la gestione documentale online si può consultare lo storico delle pratiche, i documenti condivisi dai colleghi e organizzare il lavoro in maniera più efficace. Il lavoro diventa più collaborativo, perché tutte le informazioni relative alla pratica possono essere condivise con gli altri dipendenti e consulenti dell’azienda;
Archiviazione sicura e protetta: tutti i dati – archiviati in format o elettronico – sono al sicuro in un cloud hosting protetti da accesso tramite autenticazione.
In conclusione potremmo dire che il vantaggio della gestione documentale digitale si avverte sin dalle prime fasi sia nella gestione delle informazioni sia nell’organizzazione interna. I vantaggi principali si riferiscono ai costi ridotti, la semplificazione della formazione dei dipendenti e il maggior controllo da parte di tutto il personale.
