Con la diffusione costante dei servizi e delle piattaforme digitali il mondo è cambiato in maniera definitiva. Di fatto, è stato effettuato quel salto nel futuro che sino a cinque decenni fa sembrava non tanto irrealizzabile, quanto piuttosto impronosticabile.
Dai primi personal computer al web, passando per le rivoluzioni informatiche ed elettroniche che hanno mutato per sempre le abitudini degli esseri umani, la società si è adattata in maniera estremamente rapida ai cambiamenti portati dal progresso.
Tra gli aspetti che hanno risentito maggiormente delle innovazioni relative al moderno panorama digitale troviamo i procedimenti legati alla digitalizzazione di documenti in formato cartaceo. Nello specifico, da un paio di anni stiamo assistendo a un cambiamento epocale riguardante le modalità con le quali gli esseri umani conservano qualsiasi tipologia di documentazione.
Se per secoli l’uomo è stato costretto a salvaguardare i propri documenti esclusivamente su carta o comunque su supporti materiali diversi dal formato elettronico, è proprio con il progredire dell’informatica che è stato effettuato un ulteriore passo in avanti: ad oggi non vi è più la necessità (anche a livello burocratico/legale) di conservare documenti su carta, potendo infatti ricorrere a pratiche come la conservazione sostitutiva o la dematerializzazione dei documenti (su www.savinosolution.com trovi interessanti approfondimenti).
Ma andiamo con ordine, partendo proprio dalla conservazione sostitutiva.
Quello appena citato non è altro che un procedimento finalizzato a garantire la validità legale di un documento informatico, mettendo praticamente sullo stesso piano un file elaborato su PC, smartphone, tablet o su qualsiasi altro supporto elettronico con una pratica in carta, un contratto o qualsivoglia documento cartaceo.
Per dare un’idea dell’importanza della conservazione sostitutiva a fini legali, basti pensare che in Italia la procedura in questione è regolamentata anche da una legge apposita, deliberata da quella che oggi prende il nome di Agenzia per l’Italia digitale (AgID).
La conservazione sostitutiva consiste dunque nella sostituzione di uno o più documenti in formato cartaceo con la copia analoga in digitale, caratterizzata dalla presenza della marca temporale e della firma digitale. In questo modo il contenuto del documento viene bloccato “per sempre”, assumendo validità legale a patto che il soggetto che effettua l’operazione conservi anche la copia cartacea.
Di per sé, la conservazione sostitutiva presenta notevoli vantaggi: innanzitutto, per via della sua particolarità è proprio attraverso la firma digitale che il documento diviene praticamente immodificabile. Ciò si traduce in un secondo vantaggio, in questo caso legato alla maggiore sicurezza del documento in sé.
Trattandosi di un qualcosa di immateriale e al contempo non soggetto a eventuali modifiche, il file elettronico è dotato di una impareggiabile conformità sia sul piano dei contenuti (ciò che è scritto nel file rimarrà nel file), sia sul piano delle informazioni relative al file stesso (autore del documento, data della creazione ecc…).
Ecco dunque spiegata l’eccezionale utilità della conservazione sostitutiva.
Qual è la differenza tra documenti digitali e dematerializzazione?
Prima di passare alla descrizione dei vantaggi relativi al secondo procedimento citato, la dematerializzazione dei documenti, approfondiamo un ulteriore concetto: la differenza tra documenti digitali e dematerializzazione.
Partendo dalla premessa che si tratta di una differenza assai sottile, legata alle modalità con le quali si giunge a concepire un documento digitale o a dare il via al procedimento di dematerializzazione, i documenti digitali sono elaborati che esistono sì in formato elettronico, ma che possono essere stati ricavati da un precedente documento in formato cartaceo.
Di contro, la dematerializzazione non è altro che un procedimento attraverso il quale i documenti vengono realizzati esclusivamente in formato elettronico, bypassando di fatto qualsiasi supporto diverso da quello offerto da un PC, uno smartphone o un tablet.
Come detto, la differenza è data prevalentemente dai processi con i quali si giunge alla creazione di uno o dell’altro documento. A questo punto passiamo alla delineazione dei vantaggi inerenti al procedimento di dematerializzazione, un’operazione che, come vedremo, ha effetti anche da un punto di vista prettamente burocratico e giuridico.
